Trabajador digital de IA · Finanzas
Inés
Especialista en operaciones financieras
Coteja, reclama y concilia. Nunca mueve dinero por su cuenta.
Inés mantiene en marcha la parte rutinaria de las finanzas: registra y coteja facturas de proveedores, reclama las facturas vencidas y concilia las cuentas cada día. Todo lo que mueve dinero o no cuadra va a la persona adecuada, con los documentos adjuntos.
Controller financiero
Cotejo de factura
INV-20417
Brightline Packaging
PO-7731
GR-5520
Precios unitarios.
La línea 3 se factura a 21.00 por rollo. El pedido de compra indica 18.50. La recepción de mercancía confirma la entrega de 40 rollos.
Inés no aprueba ni paga la factura. La decisión corresponde al responsable de cuentas a pagar.
Los nombres, las empresas y las cifras son ficticios.
Los nombres y los símbolos son personajes asignados a agentes de software. Ayudan al equipo a saber quién se ocupa de qué.
El puesto
La descripción del puesto
Seis tareas que Inés asume, dentro de los sistemas que el equipo ya utiliza.
Registrar e imputar facturas
Recoge las facturas de proveedores de buzones y portales y las imputa a las cuentas correctas.
Cotejar con pedidos y albaranes
Comprueba cada factura con su pedido de compra y su albarán, y señala cualquier diferencia.
Enviar a aprobación
Envía las facturas al aprobador adecuado, según los límites y centros de coste establecidos.
Reclamar facturas vencidas
Envía recordatorios de pago según el calendario fijado y registra cada respuesta de los clientes.
Conciliar a diario
Concilia cada día las transacciones bancarias y de tarjeta con el libro mayor.
Preparar el cierre de mes
Prepara los cuadros de cierre de mes y una lista de comprobación del cierre para el controller financiero.
Dos formas de trabajar
Inés prepara o completa. El límite se fija tarea a tarea.
Recomendamos empezar cada tarea en copiloto y pasarla a piloto automático cuando el equipo esté satisfecho con los resultados.
Inés prepara. Una persona aprueba.
Una factura que no cuadra con su pedido de compraInés coteja una factura de proveedor con su pedido de compra y detecta una diferencia de precio en una línea.
Pregunta al responsable de cuentas a pagar si debe aprobarla, consultarla con el proveedor o rechazarla.
El responsable de cuentas a pagar puede: aprobar · consultar · rechazar
Inés completa el trabajo, dentro de las salvaguardas definidas.
Recordatorios de facturas vencidasInés envía recordatorios corteses con la periodicidad que marca la política.
Registra cada respuesta y actualiza las notas de la cuenta del cliente.
Las disputas pasan directamente a una persona.
Preparar la remesa de pagos para su aprobación
Siempre requiere un aprobador designado
El modo se elige para cada tarea y se puede cambiar en cualquier momento.
Una semana de trabajo
Una semana con Inés
Cada mañana
Concilia las transacciones bancarias del día anterior y deja en cola las excepciones.
Piloto automáticoMiércoles
Coteja las facturas de proveedores de la semana y las envía a aprobación.
CopilotoJueves
Registra las respuestas a los recordatorios de la semana anterior y pasa a una persona una factura en disputa.
Piloto automáticoViernes
Envía recordatorios de pago y prepara la remesa de pagos para su aprobación.
CopilotoUna semana ilustrativa. La real depende de las herramientas, el volumen y las reglas que se fijen.
Salvaguardas
Lo que Inés no hace sin una persona
Inés sigue estas reglas en todas las tareas. Se pueden añadir reglas propias por encima, y cada acción queda registrada.
Cómo funciona la supervisiónNingún pago sin aprobación
Nunca libera un pago. Cada remesa de pagos espera a un aprobador designado.
Señala, nunca fuerza
Señala las discrepancias en lugar de forzar una conciliación y registra el motivo de cada ajuste.
La política de cobros de la empresa
Sigue la política de cobros en cuanto a tono y plazos, y pasa las disputas a una persona.
Herramientas
Dónde trabaja Inés
Inés trabaja dentro de estos sistemas, con los accesos que se le concedan. El equipo conserva sus herramientas y el trabajo aparece donde siempre.
Cada conexión se configura junto con el cliente durante la puesta en marcha. La disponibilidad varía según el sistema, por lo que la confirmamos antes de cualquier compromiso.
Los nombres de productos son marcas comerciales de sus respectivos propietarios.
El equipo
Conoce al resto del equipo
Inés se encarga de las operaciones financieras. El resto del equipo cubre ventas, soporte, RR. HH. y datos, con las mismas aprobaciones y el mismo registro de auditoría.
Nerea
Representante de desarrollo de ventas
Investiga cuentas, escribe mensajes que merecen respuesta y agenda reuniones para los comerciales.
Diego
Agente de atención al cliente
Atiende a los clientes en su idioma y deriva los casos complicados a personas.
Javier
Coordinador de gestión de personas
Filtra candidaturas, programa entrevistas y prepara a las nuevas incorporaciones para su primer día.
Héctor
Analista de datos
Responde a preguntas sobre datos en lenguaje natural, con el SQL que respalda cada cifra.
Deja en manos de Inés las facturas, los recordatorios y las conciliaciones.
Cuéntanos cómo gestionas hoy las cuentas a pagar y a cobrar. Te mostraremos cómo se encargaría Inés del trabajo rutinario, en tu ERP y con tus límites de aprobación.
El acceso anticipado está abierto. Sin compromiso.